Als recruiter is het belangrijk om op een professionele manier met kandidaten te communiceren, zeker als je dat via WhatsApp doet. Omdat WhatsApp eigenlijk een heel persoonlijk en informeel medium is, kan de manier waaróp je berichten schrijft de perceptie van de kandidaat over jou en jouw bedrijf beïnvloeden. In deze blog bespreken we enkele do’s & don’ts voor de toon van WhatsApp-berichten naar kandidaten.
We trappen het lijstje met do’s af met de meest voor de hand liggende, namelijk: wees beleefd en professioneel. Het is belangrijk om beleefd en professioneel te blijven tijdens het communiceren met kandidaten, zelfs als je informele taal gebruikt. Vermijd grof taalgebruik en vermijd ook ongepaste grapjes of sarcasme.
Hieronder staan nog een aantal belangrijke do’s tijdens jouw communicatie met kandidaten via WhatsApp.
- Houd het kort en bondig. Kandidaten hebben misschien niet veel tijd om te chatten, dus houd je berichten kort en bondig. Dit betekent dat je moet focussen op de belangrijkste informatie en niet meteen allerlei onnodige details moet geven.
- Wees duidelijk. Het is belangrijk om duidelijk en direct te zijn bij het communiceren met kandidaten via WhatsApp. Vermijd het gebruik van ingewikkeld jargon en leg eventuele onbekende termen uit.
- Bevestig afspraken. Als je een afspraak maakt met een kandidaat, bevestig de details via WhatsApp. Dit zorgt ervoor dat er geen eventuele misverstanden kunnen bestaan.
- Gebruik een vriendelijke toon. Hoewel je altijd professioneel moet blijven, is het ook belangrijk om een vriendelijke toon te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat kandidaten zich op hun gemak voelen en hun interesse in de functie behouden.
Dan de don’ts. De meeste zijn redelijk self explaining, maar het is goed om ze toch nog eens te lezen.
- Gebruik geen afkortingen. Het gebruik van afkortingen kan verwarrend zijn voor kandidaten, zeker als ze niet bekend zijn met de terminologie van jouw bedrijf. Vermijd het gebruik van afkortingen en zeker als je ze niet kan uitleggen.
- Vermijd spelfouten en grammaticale fouten. Logisch toch? Maar het gebeurt vaker dan je denkt. Spelfouten en grammaticale fouten komen onprofessioneel over en kunnen afbreuk doen aan de reputatie van jouw bedrijf. Zorg ervoor dat je je berichten altijd controleert voordat je ze verzendt.
- Stuur geen onnodige berichten. Vermijd het sturen van onnodige berichten of het sturen van berichten buiten kantooruren. Dit kan als storend worden ervaren door de kandidaat en misschien zelfs de interesse in de vacature schaden.
- Vermijd het sturen van emoji’s. Het gebruik van emoji’s kan onprofessioneel overkomen en kan afleiden van de inhoud van het bericht. Zeker als het de eerste keer is dat je contact hebt met een kandidaat. Vermijd daarom het gebruik van emoji’s in je berichten.
- Stuur geen persoonlijke berichten. In jouw geval gebruik je WhatsApp professioneel. Het is daarom niet gepast om persoonlijke berichten te sturen naar kandidaten. Houd uw communicatie professioneel en gericht op de functie.
De manier waarop je communiceert met kandidaten via WhatsApp kan van grote invloed zijn op hun perceptie van jou als recruiter en het bedrijf waarvoor je werkt. Het is daarom belangrijk om altijd beleefd en professioneel te blijven.
Stuur jij ook berichten via WhatsApp naar jouw kandidaten, maar merk jij dat de data uit die gesprekken lastig te verwerken is? Of heb je geen zin om elk gesprek over te typen in je ATS? Boek dan hier een gratis demo om te kijken hoe onze Smart Inbox jouw recruitment proces optimaliseert.
